LA COMUNICACIÓN

A través de los años el hombre siempre ha tratado de comunicarse de diferentes maneras a continuación usted podrá observar un video de caricatura donde el personaje es el gran comediante el mexicano Mario Moreno Cantiflas.

LOS EQUIPOS DE TRABAJO

Un equipo de trabajo es un número pequeño de personas con habilidades complementarias que están comprometidas con un propósito u objetivo común, con metas de desempeño (tareas) y con una propuesta por las que se consideran mutuamente responsables, y utilizan el consenso para la toma de decisiones.

Así como ésta, existen numerosas definiciones acerca de lo que es un equipo de trabajo, pero aún con cientos de ellas, suele ocurrir que no se comprende el verdadero significado de lo que es trabajar en equipo y de los resultados que ello trae aparejado; es por esto que he considerado oportuno antes de brindar cualquier definición traer una pequeña narración de Enrique Mariscal que nos permitirá acercarnos al significado antes señalado:

“Cuentan que en una carpintería hubo una extraña asamblea. Fue una reunión de herramientas para arreglar diferencias.

El martillo ejerció la presidencia, pero la asamblea le notificó que tenía que renunciar, ya que se pasaba todo el tiempo haciendo ruidos.

El martillo aceptó la culpa, pero pidió que fuera expulsado el tornillo, argumentando que había que darle demasiadas vueltas para que sirviera.

El tornillo aceptó el ataque, pero exigió la expulsión de la lija. Señaló que era áspera en su trato y tenía fricciones con los demás.

Y la lija estuvo de acuerdo, pero exigió que fuera expulsado el metro que siempre se la pasaba midiendo a los demás como si él fuera perfecto.

En eso entró el carpintero, se puso el delantal e inició la tarea. Utilizó el martillo, la lija, el metro, y el tornillo. Finalmente, la tosca de madera se convirtió en un hermoso mueble.

Cuando la carpintería quedó nuevamente sola, la asamblea reanudó la deliberación.

Fue entonces cuando el serrucho dijo:

- Señores, ha quedado demostrado que tenemos defectos, pero el carpintero trabaja con nuestras cualidades. Eso nos hace valiosos. Así que no pensemos en nuestras fallas y concentrémonos en la utilidad de nuestros méritos.

La asamblea pudo ver entonces que el martillo es fuerte, el tornillo une, la lija pule esperezas y el metro es preciso. Se vieron como un equipo capaz de producir muebles de calidad.

Esta nueva mirada los hizo sentir orgullosos de sus fortalezas y de trabajar juntos. No fue necesario echar a nadie.”

Conclusiones acerca de lo expuesto:

-Un conjunto de personas trabajando es, aunque los denominen o se denominen, un conjunto de personas trabajando y no un equipo de trabajo, y...

-El resultado de un trabajo hecho en equipo es distinto no sólo cuantitativa, sino también cualitativamente del trabajo hecho por la sumatoria de las partes individuales.

¿SABES CUAL ES EL ORIGEN DEL SECRETARIADO?

Nadie sabe exactamente cómo y cuándo aparecieron los secretarios. Estos surgieron como una consecuencia natural, la necesidad que tiene una persona prominente de alguien en quien poder confiar sus asuntos confidenciales y que puedan actuar en beneficio de su jefe.

En las distintas civilizaciones y épocas se encuentran rasgos y situaciones que nos llevan a conocer el pasado del hombre que desempeñaron labores de carácter secretarial sin recibir el nombre se secretarios.

Estos hombres tuvieron mucha importancia y llegaron a construir una verdadera clase social a la cual se les llamo ESCRIBAS, COPISTAS, EMANUECES, ESCRIBANOS O SECRETARIOS, es decir, que estos profesionales dieron sus primeros pasos junto al inicio de la civilización, primero como proclamadotes públicos y luego como escribas.

Entre los escribas romanos podemos destacar a Tirón, nacido en Roma, en el año 93 a.c. gracias a su inteligencia e interés por los estudios despertó gran estimación amo Cicerón.

La importancia de Tirón radica en su intervención de las notas Tironianas, un sistema taquigráfico muy seguro y rápido en su época.

En los comienzos de la época moderna los nobles tenían secretarios (generalmente hombres) y se les elegía el dominio de varios idiomas, entre ellos el latín. La importancia enorme de estos secretarios, puede resumirse en dos aspectos como consejeros, es decir, integraban los consejos de administración y del estado del reino; y como autoridad de sus escritos, que no podían ser alterados, sino por el propio rey.

Pronto nace el comercio desarrollado por hombres dotados de una gran inteligencia y voluntad. Se conocen como "Mercaderes" y se les designa "comerciantes" por dedicarse al transporte de las mercaderías. Estos hombres necesitaron igual que el rey de consejeros nace así el secretariado comercial para diferenciarlo del secretario del estado. Ambos cumplen iguales funciones que se han mantenido hasta nuestros días.

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VIDEOCONFERENCIA

Definición Es un sistema de intercomunicación que permite la interacción visual, auditiva y verbal entre personas distantes, desde cualquier lugar, con equipos compatibles que envían señales sobre diferentes canales de transmisión. Además, es posible verse, escucharse y compartir información como fotografías y dibujos.

PROTOCOLO

ESPACIO FÍSICO El número de participantes, así como los equipos que han sido comprados, tiene un papel básico a la hora de determinar el espacio físico que va a utilizarse.Si se trata de grupos de entre 6, 10 ó 15 personas, con equipos del tipo roll about, una sala de juntas con su mobiliario y su decoración habitual, pueden brindar buenas condiciones para llevar a cabo la videoconferencia.Para grupos de 20 a 30 personas es preciso adecuar espacios especiales o diseñarlos con características específicas. Generalmente, los salones dedicados a videoconferencias tienen mesas fijas para la comodidad de los participantes y soportar los micrófonos, cuyo cableado se integra al diseño del mobiliario y del piso del salón.

LA ILUMINACIÓN: Las salas desde donde se van a emitir videoconferencias deben ofrecer una iluminación con la debida inclinación y, sobre todo, con una temperatura del color adecuada, para evitar las sombras en la cara del conferencista o de los participantes.Es necesario analizar qué tipo de luz se utilizará, teniendo en cuenta que los bombillos incandescentes producen mucho calor, gastan más energía suelen fundirse fácilmente; además, los bombillos fluorescentes producen calor y generalmente son más baratos, pero son los que menos sirven en el ámbito de la fotografía y la televisión porque no producen suficiente luz, suelen titilar, lo cual afecta la imagen que recoge la cámara y la temperatura del color. Ahora, la emisión de luz, roja, verde y azul no es suficiente para que la imagen sea de calidad y los bombillos halógenos (fluorescentes, que contienen unos productos químicos especiales dentro del gas) tienen los mismos defectos que los bombillos incandescentes (calor y alto consumo).

ACÚSTICA Una sala de reunión ofrece una acústica de buena calidad porque hay diferentes materias (madrea, cortinas, tapete, cuadros en la pared, entre otras) que absorben la reverberación del sonido que se produce cuando sólo hay paredes de cemento y ventanales de vidrio.

Conviene evitar que se produzca reverberación del sonido, instalando diferentes elementos en la sala de videoconferencia: cortinas, persianas, tapete, un cielo raso o franjas de cielo raso que escondan los bombillos para producir una luz indirecta. Por último, evitar los ruidos externos.

PRESENTACIÓN PERSONAL Colocarse frente a una cámara de televisión tiene algunas exigencias que conviene tener en cuenta, para que las imágenes transmitidas sean vistas con naturalidad en una pantalla de televisión al otro lado; para esto se deben tener presentes algunas reglas:Selección del vestuario:Los colores blanco, negro y azul oscuro se deben evitar para la presentación, pues no registraría bien frente a la cámara. Las telas con muchas rayas, con cuadrados, o con dibujos complejos tampoco son aconsejables; además, se deben evitar las telas que producen ruido cuando la persona camina, los vestidos con mangas demasiado amplias, los bolsillos con llaves o monedas y los tacones que hacen ruido al caminar.Maquillaje, joyas y gafas:El maquillaje entra en juego por efecto de la luz, y puede ofrecer un resultado de televisión muy diferente al que da un espejo; algunos consejos son: evitar las sombras demasiado oscuras (pueden dar la impresión de mapache); un labial oscuro se ve aún más oscuro; y se debe evitar un rubor que oscurezca las mejillas.De igual forma, demasiadas joyas, como pulseras o collares, pueden reflejar la luz y producir ruidos al mover el brazo. En cuanto a los aretes, cuando son más grandes que sus ojos, interfieren con el contacto visual del público, a través de la cámara. En lo posible evite gafas oscuras, so pena de parecer como un mapache.El peloLas damas deben evitar que el cabello tape los ojos o se venga hacia delante, para no estar siempre devolviéndolo hacia atrás con la mano. Los caballeros deben procurar mandarse cortar el cabello una semana antes de la conferencia para una mejor presentación.La posturaSi se encuentra sentado, debe evitar balancearse sobre la silla, inclinarse de derecha a izquierda o correr la silla. Si el conferencista lee sistemáticamente sus apuntes, los televidentes sólo verán la parte superior de su cráneo. Es preciso acostumbrarse a mirar la cámara para entablar una comunicación visual con los asistentes a la videoconferencia de otras localidades y para no olvidar a los asistentes que se encuentran presentes en al sala. Debe evitarse el movimiento exagerado de las manos.
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Aula de Videoconferencia
El aula de videoconferencia o hemiciclo 1005 está dotado de dos equipos para videoconferencia:
El primero es un equipo autónomo de marca POLYCOM conectado a un televisor y opcionalmente al videoproyector del aula. El sistema permite realizar videoconferencias con un único interlocutor mediante protocolo H.323 sobre conexiones TCP/IP o RDSI/ISDN (un canal básico de 2x64 Kbps).
El segundo equipo es un PC con software ISABEL utilizado para la impartición de clases por videoconferencia entre los diferentes centros de la UPM, este equipo utiliza conexiones TCP/IP y está dotado de tarjeta de sonido a la que se conectan micrófonos y altavoces y capturadora de vídeo a la que se conecta la cámara de vídeo.

LA PERSONALIDAD DEL ASISTENTE "SECRETARIO"

En la formación del secretario se deben considerar las capacidades técnicas y las cualidades humanas que forman la personalidad del individuo.

Las capacidades técnicas se aprenden, en cambio las de la personalidad se van formando poco a poco, durante la infancia, para afirmarse en la adolescencia y la juventud.

La personalidad de cada individuo depende de infinitas circunstancias ambientales, como son: la salud, el entorno que rodea al individuo, de los padres, de las amistades, de las aspiraciones, de las frustraciones, etc. De esta manera, se deduce que la personalidad es posible de modificarla con voluntad y perseverancia.

El alumno de secretariado debe tener en cuenta que es de vital importancia singular si se tiene en cuenta que de ellas depende principalmente el desempeño correcto de aquellas funciones complementarias que no se apoyan con conocimientos tecnológicos y que, sin embargo, son necesarios para asumir las labores propias del perfecto secretario.

Por ejemplo: Carolina Moncada decide aprender alemán, porque es el conocimiento de tal idioma es una estrategia política en la empresa donde quiere ingresar. Se trata de un factor eminentemente tecnológico. Pero, la condición que impone la empresa a la aspirante Carolina es de tener un elevado sentido de la responsabilidad o acreditar facilidades para tomar decisiones por su cuenta en determinado momento, no cabe duda de que esta característica no tiene nada de tecnología y que además resulta difícil de adquirir si no ha sabido desarrollarla convenientemente cuando era posible hacerlo.

La secretaria que consiga destacarse por sus valores, no solo afianzara su puesto de trabajo y conseguirá una interesante remuneración, sino probablemente será disputada por otras empresas de la competencia. En el supuesto de que sobresalgan sus conocimientos, su iniciativa y el sentido de la responsabilidad, quizás se reconozcan tales méritos y tal vez llegara al medio ejecutivo, en donde si se esfuerza, es posible que pueda lograr un puesto en el directorio.